e-Arşiv Fatura Hakkında Tüm Detayları
e-Fatura ve e-Arşiv Fatura, e-Dönüşüm uygulamaları arasında en sık kullanılan uygulamalardır. Ticari işletmeler sağladıkları şartlara göre bu iki fatura türünden birini kesmek durumundadır. Peki, e-Arşiv Fatura nasıl kesilir ve kimler mükelleftir? Aklınıza gelebilecek tüm soruların cevaplarını yazının devamında bulabilirsiniz.

e-Arşiv Fatura Nedir?

Vergi Usul Kanunu’na göre e-Arşiv Fatura, kâğıt üzerinde düzenlenip ibraz edilmesi gereken faturanın, 433 Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği gereklerine uygun şekilde elektronik ortamda düzenlenerek 2. nüshasının elektronik ortam üzerinde muhafaza ve ibraz edilmesi işlemlerine imkân tanıyan bir e-Dönüşüm uygulamasıdır. Bu uygulamadan yararlanmak için 397 Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nde yer alan ibare gereğince e-Fatura uygulamasına kayıtlı olunması gerekir. Elektronik fatura uygulamasına kaydı bulunan mükellefler için oluşturulan faturalar dışında kalan tüm faturalar e-Arşiv Fatura olarak düzenlenir.

e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

e-Arşiv Fatura kesebilmek için kullanabileceğiniz 3 yöntem bulunur. Bu yöntemler aşağıdaki gibidir:

GİB Portal: Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sunduğu portal üzerinden e-Arşiv Fatura işlemlerinizi yürütmeniz mümkündür.

Entegrasyon: e-Arşiv Fatura işlemlerini kendisi yürütmek isteyen işletmelerin tercih ettiği bir yöntemdir. Entegrasyon yönteminin kullanılabilmesi için şirket kendi uygulamasını ve servisini geliştirmelidir. Sonrasında GİB’den aldığı onay ile entegrasyon kullanımına başlayabilir. Bu yöntemin uygulanabilmesi için şirket ayrı bir birime ihtiyaç duyabilir. Entegrasyon yönteminde fatura kesim sınırı yoktur.

Özel Entegratör: e-Arşiv fatura kesebilen tüm kullanıcılar için özel entegratör pratik bir kullanım sunar. Bu yöntem kullanıldığında firma herhangi bir donanıma ya da yazılıma yatırım yapmak durumunda kalmadan hazır paket halinde sunulan e-Arşiv Fatura sistemine dahil olur.

e-Arşiv Fatura Nasıl İptal Edilir?

Oluşturduğunuz e-Arşiv Fatura’yı çeşitli sebeplerle iptal etmek isteyebilirsiniz. Böyle bir durumda faturanızı iptal etmeniz mümkündür. Peki, bunu nasıl yapabilirsiniz?

Vergi Usul Kanunu gereğince kâğıt fatura gibi e-Arşiv Fatura için de itiraz, iptal ya da iade süreçleri bulunur. Bu gibi durumlarda uygulayacağınız birkaç adım ile e-Arşiv Fatura’nızı iptal etmeniz mümkün hale gelir.

e-Arşiv Fatura kestiğiniz alıcı bir şirket ise;

Faturayı alıcıya ilettikten sonraki 7 gün içinde fatura iptalini gerçekleştirmeniz mümkündür. Aynı şekilde alıcı da faturayı aldıktan sonraki 7 gün içinde faturaya itiraz etme ve iptal talebinde bulunma hakkına sahiptir. Bu süreyi aşmanız durumunda alıcıya yeni bir fatura oluşturup göndermeniz gerekir.

e-Arşiv Fatura kestiğiniz alıcı bireysel müşteri ise;

Müşteri satın aldığı ürünü iade etmek istediğinde alışveriş yaptığı firmaya ait şartlara uygun olarak itiraz ve iade işlemlerini gerçekleştirmesi mümkündür. Müşteri, ürünü internet üzerinde satın aldıysa kendisine gönderilen faturanın çıktısını alarak iade bilgilerini doldurur ve iade edeceği ürünle birlikte firmaya gönderir.

Özel entegratörler ile oluşturduğunuz e-Arşiv Fatura’nızı iptal etmek için kullandığınız program üzerinde iade oluşturabilirsiniz. Her program üzerinde farklı sekmeler ile ulaşabileceğiniz iade ve iptal işlemlerinde genel mantık ise aynıdır.

Kimler e-Arşiv Fatura’ya Geçmek Zorundadır?

Vergi Usul Kanunu’nun 509 Numaralı Genel Tebliği gereğince bazı şartları taşıyan mükellefler 01.01.2020 tarihi itibarıyla e-Arşiv Fatura uygulamasına geçmek zorundadır. Kimlerin bu uygulamayı kullanmaya zorunlu tutulduğu ise aşağıda belirtilmiştir:

e-Fatura uygulamasında kaydı bulunanlar,

Dijital ortamda ilan yayınlama ya da hizmet verenlere aracılık edenler e-Arşiv Fatura uygulamasına geçerler.

Ayrıca, e-Fatura uygulamasına dahil olmayan mükellefler;

1 gün içinde vergi mükellefi olmayanlara 30.000 TL ve üzerinde fatura kesmeleri halinde,

1 gün içinde vergi mükelleflerine, 5.000 TL ve üzerinde fatura kesmeleri halinde e-Arşiv Fatura kesme işlemini GİB Portalı üzerinden gerçekleştirmeleri gerekir.

e-Arşiv Fatura Kapsamı Nedir?

e-Arşiv Fatura uygulamasından faydalanmak için GİB tarafından belirlenen esasları uygulamak gerekir. Bunlar, 509 Numaralı VUK Genel Tebliği çerçevesinde belirlenmiş birtakım şartları içerir. Söz konusu Tebliğ kapsamında mükelleflerin e-Arşiv Fatura uygulamasından faydalanabilmesi için aşağıdaki maddelerin sağlanması gerekir:

e-Fatura uygulamasına kayıtlı olanlara düzenlenen faturalar bu Tebliğ kapsamında e-Fatura olarak oluşturulur, iletilir, saklanır ve ibraz edilir.

509 Numaralı Genel Tebliğ ile e-Fatura uygulamasına kaydı bulunmayan vergi mükelleflerine e-Arşiv fatura kesilir.

Vergi mükellefi olmayanlar e-Arşiv Fatura uygulaması kapsamında fatura oluşturulur. Müşterinin talebi doğrultusunda elektronik ortamda ve kâğıt üzerinde e-Arşiv Fatura gönderilebilir. Ancak bu faturanın ikinci nüshası dijital ortamda muhafaza edilmek ve gerektiğinde ibraz edilmek zorundadır.

Özel Entegratörle e-Arşiv Fatura Kesmenin Avantajları Nelerdir?

Özel entegratörler, bulut teknoloji sayesinde dilediğiniz her yerden ve cihaz üzerinden erişim imkânı sağlar.

Kullandığınız özel entegratörün sunduğu sistem üzerinden dilediğiniz zaman e-Arşiv Fatura’nızı düzenleyebilir ve alıcıya iletebilirsiniz.

Özel entegratör kullanımı ile fatura kabul ya da ret işlemlerini pratik bir şekilde tek sistem üzerinden gerçekleştirebilirsiniz.

Faturalarınızı 10 yıl boyunca özel entegratör ile saklayabilirsiniz.

Yanlış kesilen faturalar sistem üzerinden kolayca iptal edilebilir.

e-Arşiv Fatura’nıza kaşe ve logo eklenebilir.

Uzman kadroya sahip özel entegratörler ile teknik destek imkânı bulmanız kolay olduğundan, olası sorunlara hızlı bir şekilde çözüm bulmanız mümkün olur.